【行业知识】水利工程档案资料立卷和整编

水利工程档和整编

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工程档案组卷

1.原件要求。原件内容（领导签名、签字、意见及原始记录等）一律用黑色碳素笔（或蓝黑色钢笔）书写。来往函件以有文签的为原件。

2.组卷要求。组卷时要遵循文件材料的形成特点和规律，保持文件材料的系统联系，并便于档案的保管和利用。

组卷时应按工程档案归档内容划分表划分类别，按文件种类组卷。同一类型的文件材料以属类（注：属类是指代号和归档内容的合成）为单位进行组卷，即一个属类中相同类型的文件材料放在一起。文件材料的组卷应按单位工程、分部工程、单元工程的顺序排列。厚度超过2cm的可另组成分卷。

文件材料在归档前，应依据各专业的技术管理要求和工作大纲进行审查、验收，合格后方能归档。归档的文件材料一式二份（包括竣工图，有特殊要求的另行通知），应按要求进行系统整理，其中有一份为原始资料。

3.资料归档内容、保管期限、密级划分表见下表。

资料归档内容、保管期限、密级划分表

续表

续表

1.案卷封面的编制

案卷封皮纸统一用业主单位指定的封皮纸，纸张克数为120克，采用包脊装订。根据档案的形成规律，各类档案分类划分的级别有所不同。

——案卷题名：案卷标题应能简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名由立卷人拟写。

——立卷单位：填写案卷内档案材料的形成单位。

——起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

——保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

——密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

2.编写页号

卷内文件材料逐页编号，不得漏号或重号。单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料正面在右下角，反面在左下角编写页号。

经印刷装订有正式页号的文件材料，归档时不需要编写页号，但需要在卷内备考表中说明，并写明总张数。

3.鉴定表的填写

凡归档的文件材料均应填写档案鉴定表。

工程档案鉴定表

档案鉴定表由归档单位项目负责人或其指定的技术负责人、总监理工程师、业主代表填写。其内容主要有：

——档案号：填写该类档案的档案起止号。

——密级与保管期限：填写被鉴定档案的密级与保管期限。

——名称：填写被鉴定档案的题名。

——鉴定意见简述：主要说明该类文件材料的形成过程、目的、作用、使用价值以及文件材料的完整性、准确性和系统性。

——鉴定单位与鉴定者：填写鉴定单位全称与鉴定人签名。

——鉴定日期：填写鉴定时间。

——总监理工程师意见：承包人提交的档案需总监理工程师核查后签署意见。

——业主代表审查意见：对承包人、设计单位、监理单位所提交的档案，经审查后签署意见。

——备注：填写需要说明的问题。

4.卷内目录的编制

单份文件材料的案卷不用编写卷内目录。内容有：

——序号：用阿拉伯数字从1起依次编写。

——文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

——责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

——文件材料题名：填写文件材料的全称。

——日期：填写文件材料的形成日期。

——页号：填写每件文件材料的起止页号。

——备注：填写文件材料需要说明的问题。

卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

5.卷内备考表的编制

卷内备考表要写明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

——立卷人：应由责任立卷人签名。

——立卷日期：应填写完成立卷的日期。

——检查人：应由案卷质量审核者签名。

——检查日期：应填写审核的日期。

卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

卷内目录及卷内备考表不编写页号。

3

工程档案的装订

1.需要装订的案卷首先必须去掉金属物；有破损的文件材料要进行修补；取出空白张和重份材料。

2.案卷内纸张统一折叠为A4规格，如小于A4规格的原始单据可直接装订，原始单据左边缘与下边缘应与封皮左、下边缘对齐，统一为包脊装订。

3.已采用包脊装订的文件材料（如设计报告等），应在封面的右下角加盖××工程档案章，档案章内档案编号由各组卷单位用黑色碳素笔填写。

4

工程竣工图的整编

1.承包人应按以下要求编制竣工图：

⑴按施工图施工，没有变动的可利用原施工图作为竣工图。

⑵一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图（必须是新图）上更改（用黑色碳素笔修改），在说明栏内注明变更依据，内容要完整、准确。

⑶设计变更较大的原施工图不能代替或利用，必须重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。

2.折叠后图纸的幅图规格为A4。折叠后图纸的标题栏应露在外面。

3.所有竣工图应由承包人在图标上方空白处逐张加盖竣工图章（包括竣工图册），编制人、技术负责人、监理单位负责人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。

竣工图章规格及要求

5

工程移交清单的填写

各参建单位所形成的档案移交给建设管理单位均需办理移交手续，并提供电子文档。工程档案移交清单一式两份。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

来源：水利工程资料管理，水利之声

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