某工程竣工资料城建档案费用存异分析

摘要：某工程竣工资料移交当地档案馆时，需要按照城建档案馆的

摘要： 某工程竣工资料移交当地档案馆时，需要按照城建档案馆的要求进行归档整理、图纸扫描等发生的费用，通过分析论证，按照约定执行，但是另外支付给第三方的费用，建议建设单位来承担，体现合同的公平性。工程造价人员依据有关法律、法规等规定作出公平、公正的结论，赢得客户的理解、认可和支持，为今后合作工程项目咨询奠定了基础。

工程概况： 某三期西侧（高层部分）定销公寓房工程 -北区，建筑总面积 152542.61 平方米（其中最大单体面积 11712.28 平方米，建筑高度 53.74 米，层数 -1 16/18 /25层，剪力墙结构，抗震烈度7度设防，地上为高层住宅项目，地下为车库和人防工程。

本项目含桩基工程、基坑围护工程、地下人防工程、地下车库工程、地上各单体工程、水电安装工程、装饰工程、消防工程、智能化工程、电梯等专业工程。

本项目采用固定单价合同；但措施费的调整有专门要求：当分部分项工程量清单中工程量发生变化或变更时，其措施项目清单中和其他项目清单中的安全文明措施费可按中标价的费率进行调整，其他费用一律不予调整，包干使用，但如取消相关工程或减少承包人施工范围的，所涉措施费实际未发生的，不予计量；水电费由建设单位缴纳。

发承包双方对竣工资料城建档案费用存异如下 :

工程竣工验收后，竣工资料移交当地档案馆时，需要按照城建档案馆的要求进行归档整理、图纸扫描等发生的费用，该费用是由建设单位承担吗？还是由施工单位来承担？

前期对接时，施工单位已按照档案馆要求准备好了资料。现在档案馆要求由第三方来进一步整理和扫描竣工资料等，费用为 1 元／平方米，整个项目这项费用约 15 万元。

施工单位必须要对接档案馆吗？

施工单位的资料是否只需交给建设单位？

最后归档发生的费用是否应由施工单位来承担？

发承包双方对竣工资料城建档案费存异分析如下：

一、首先要看有关方面的规定：

1、在《施工合同示范文本》中第 3.1条规定：“承包人在履行合同过程中应遵守法律和工程建设标准规范，......（9）按照法律规定和合同约定编制竣工资料、完成竣工资料立卷及归档，并按专用合同条款约定的竣工资料的套数、内容、时间等要求移交发包人...... 。 ”

2、在《建设工程质量管理条例》中第 17条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理......建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”

3、在《城市建设档案管理规定》中第 6条第1款规定：“建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。......。”

由上述规定可知，施工单位应该按照合同约定及时向建设单位提供完整的竣工资料，再由建设单位按照相关规定向城建档案馆移交工程资料完成归档。

二、其次看本项目合同的相关条款：

第三部分专用条款第 3条规定：

3.1 承包人的一般义务

（ 1）承包人提交的竣工资料的内容：

提供全套竣工图纸等资料。

承包人需要提交的竣工资料套数： 4。

承包人提交的竣工资料的费用承担：承包人承担。

承包人提交的竣工资料移交时间： ...... 。

承包人提交的竣工资料形式要求：

所有竣工图纸、竣工资料必须符合各级建设行政管理部门、档案管理部门及发包人的要求，影像资料及电子档，竣工图必须与实际完工情况完全对应一致。 ...... 所有竣工图纸、竣工资料提交档案馆所发生费用，由承包人承担。 ...... 。

（ 2）承包人应履行的其他义务：

1.承包人有义务提供完整、合格的工程档案资料（含电子档案），并协助发包人移交城建档案馆。在档案移交过程中产生的电子档案扫描等相关费用均由承包人负责自行缴纳。

2.积极协助发包人办理好其他验收及竣工备案手续。

3.本工程涉及的所有影像资料所发生的费用由乙方承担（在投标报价中自行考虑）， ...... 。

根据合同约定，合同中约定承包人提供工程档案资料的费用（含电子档案扫描等相关费用）是由承包人来承担的，再根据最高院的司法解释，该合同约定也是有效的、合法的。

三、再其次看本项目招标文件有关条款：

招标文件有关条款第十三章合同条款及格式中第三部分专用合同条款第 3条规定和本项目合同的第三部分专用条款第 3条规定

是一样的。所以作为成熟的有经验的施工单位在投标报价时，就应该考虑计取整理竣工资料相关的成本费用支出。

四、再看实际工程实践中 :

1、在实际工程实践中，各地城建档案馆的收费标准相对混乱，部分地区的收费远远高于正常水平。但是对于发承包双方来说，档案管理费通常应该由建设单位承担，毕竟建设单位最终整理提交的资料除了施工单位提供的以外，还包括监理单位、第三方检测等其他工程相关资料，因此最终的归档工作包括归档费用的承担主体应该是建设单位。

2、还有一点在工程实践中，一般建设单位项目管理人员有限，专业性不强，技术力量薄弱，一般委托施工单位直接和城建档案馆对接，按照城建档案管理部门的要求整理竣工资料，提供一套符合规定的建设工程档案。一般书面竣工资料能够达到城建档案管理部门的要求，但是 PDF扫描件竣工资料达不到城建档案管理部门的要求，一般由第三方来扫描形成 PDF扫描件竣工档案资料，这也是一笔不小的成本费用开支。工程项目小，施工单位大多都自己承担了，也不向建设单位诉求这一笔费用；如果工程项目规模比较大，基数大，第三方来扫描产生的费用金额比较大，施工单位就会向建设单位诉求这一笔成本费用。建设单位的甲方代表也感觉这一笔成本费用金额较大，不好处理，来回扯皮，形成争议，使工程结算最终不能进行下去，造成工程款不能及时回笼，最终损失的还是施工单位。

五、再看看《工程建设其他费用的构成》的有关规定：

1、根据《工程建设其他费用的构成》的有关规定，可以认为该项费用已经包含在了工程建设其他费用中的项目建设管理费中。

2、了解一下知识点：项目建设管理费是指项目建设单位从项目筹建之日起至办理竣工财务决算之日止发生的管理性质的支出。包括：不在原单位发工资的工作人员工资及相关费用、 ...... 、竣工验收费和其他管理性质开支。

档案管理费应在建设单位管理费中的竣工验收费中列支，这样做才合规。

3、再了解其他知识点：工程竣工验收是指建设工程依照国家有关法律、法规及工程建设规范、标准的规定完成工程设计文件要求和合同约定的各项内容，建设单位已取得政府有关主管部门（或其委托机构）出具的工程施工质量、 ...... ，组织工程竣工验收并编制完成《建设工程竣工验收报告》。

组织工程竣工验收的主体是建设单位，所以最终的归档工作、也包括归档费用的承担主体也应该是建设单位。

争议问题中第三方扫描和整理的费用其实并不包含在上述档案管理费中。这一块实际发生的成本费用该由谁承担？既然产生了实际成本费用，按照合同公平原则，应该有建设单位来承担比较合理；退一步讲，况且建设单位的项目建设管理费中有竣工验收费作为竣工验收的费用开支，这样建设单位承担这一块成本费用合规合法。

通过以上分析：不难看出，如果建设单位在施工合同中约定了由施工总承包单位负责项目竣工资料的归档，并承担相应的资料管理费用，则该合同约定是有效的、合法的，即施工单位应承担该项目资料归档事项及发生相应的费用。当然，从权利与义务对等的角度来看，施工单位在投标报价时，作为成熟的有经验的施工单位就该事项应计取相应的成本费用支出，而不是中标后再向建设单位诉求这方面的成本费用，引起不必要的工程结算纠纷，使工程结算不能顺利进行下去，影响工程结算回款的速度，因为施工合同有约定，拿到工程结算审核报告书，建设单位才能按照合同约定时间节点支付工程款，所以施工单位提前做好规划和计划，不能因某个问题影响整个工程项目的运转，主导工程结算款尽快到账，使工程项目取得较好的社会效益和经济效益。

结束语： 工程造价人员作为客户的专家技术顾问，发挥专业技术优势，又熟悉相关的法律、法规、有关文件等规定，然后以事实为依据，作出客观、公正的结论，使发承包双方共同认可工程造价人员的结论，才可以避免工程结算争议。

工程造价人员作为复合型专业技术人才，一切为客户着想，运用特殊专业技能解决客户的 “疑难杂症”问题，为客户排忧解难，赢得客户理解、认可和支持，为今后合作工程项目咨询奠定了基础。