项目作为一个相对的独立体，始终围绕着成本、进度、质量这三条主线来进行的。在实际的项目管理操作中，经常会碰到影响上述三个要素的情况，特别是和不同职能部门以及分配职能人员到项目中的沟通，需要项目经理加以灵活处理，按客观情况调整，才能最终达到项目目标。

在矩阵式的组织结构中，根据项目的难易和复杂情况，项目组人员的调配往往是来自各个不同的专业组和不同的部门，而人员的最后分配是由职能部门的经理来决定的。因此，在项目初期，项目经理和职能经理的沟通是至关重要的，这直接影响项目的运作水平，甚至影响到项目的成功与否。

在充分了解了上级领导或者客户的需求后，项目经理需要分解要达成该需求所涉及的专业组，尽可能在上级或客户需求沟通会上，在涉及的项目关键点上，尽力全面地确定各个专业组的意见和想法。

在后续的项目计划制定中，需要将牵涉到不同专业组的计划进行讨论和组合。但是这时各个职能经理可能都比较保守，对时间进度和成本都会放松一些，为了使项目对该职能部门承担的责任和影响尽量小。

为了克服这样的弱点，项目经理需要尽力和职能经理沟通，确定项目计划和关键组员的成员，来保证项目的时间进度和质量，同时符合成本要求。

首先。项目经理要认识到项目的难易程度，换句话说就是可控程度，将影响项目的不确定因素尽量减少。如果项目涉及的各个专业比较多，在项目中，要实现的各个环节都需要有相应资质和经验的人来完成，那么在项目初期，项目经理就需要和职能经理进行有效的协调，要得到合适的人在合适的岗位上，组成关键组员。不能由于关键组员缺乏经验等原因造成影响关键路径的时间中断，影响整个项目进度的完成。同时需要将关键路径上的各个重要节点联起来，形成不同关键组员的合作接口界面，尽量产生PUSH的拉动纽带，促成下一个操作拉动上一个操作，以便达到项目的预期进度和质量结果。最终实现较为积极顺畅的项目运作模式和氛围。